Бухгалтер готовила акт сверки с поставщиком и увидела блок из одиннадцати строк «Покупка» за один день. Номера у них были странные — с префиксом STJ, а не как у обычных счетов и накладных. Вопрос был простой: что это такое, если это не УПД?
Почему это не настоящие покупки
- За весь август в складе нет ни одной операции ни от этого поставщика, ни по этим товарам — товар в систему не поступал.
- Количество в каждой строке ровно 1,00 при любой сумме, от четырёх тысяч до двухсот. Для реальной поставки канистр и мешков так не бывает.
- STJ — это серия складского журнала оценки запасов. Такие проводки должны создаваться вместе с движением товара, а не сами по себе.
Масштаб
Поиск по всей базе нашёл 135 таких проводок за 11–17 августа у 60 контрагентов. Это след массовой операции во время переноса данных, а не случайная ошибка в одном документе. Похожие проводки уже чистили раньше для одного контрагента вручную — теперь стало ясно, что проблема шире.
Проводки разделились на три группы:
- 23 имитировали покупку: долг перед поставщиком без товара. Именно они попадали в акты сверки.
- 109 имитировали себестоимость продажи. В акты сверки они не попадают, зато искажают прибыль.
- 3 технические и несбалансированные, без понятного назначения.
Удаление второй группы меняет себестоимость задним числом, поэтому решение принималось отдельно, а не «заодно». Перед чисткой сделана полная копия базы. После удаления проверили, что таких проводок в базе не осталось.
Ещё два вопроса бухгалтерии
Разница 10 008,20 ₽. Отчёт о продажах за сентябрь и анализ счетов-фактур за тот же месяц расходились на эту сумму. Это один отменённый счёт: анализ счетов-фактур считает только проведённые документы, а отчёт о продажах включал и отменённый. Ошибки в данных нет — есть разные правила отбора в двух отчётах.
«Долг есть, а в акте его нет». Акт сверки не смотрит на сроки оплаты: он считает сальдо по всем проводкам до даты окончания периода. Ежеквартальная автоматическая рассылка 1 октября формирует акт за июль–сентябрь, и октябрьских счетов в нём нет. Если смотреть акт из письма, долга по новым отгрузкам там не будет — и это правильно.
Итог
Фантомные проводки убраны, акты сверки чистые. Вывод для любой миграции: после переноса стоит отдельно поискать проводки складского журнала без движения товара. Проверка занимает минуты, а находка в акте сверки у контрагента стоит гораздо дороже.